档案盒的使用寿命和外观整洁度，取决于日常使用与养护习惯，规范操作可长期保持盒体平整完好，保障档案。日常取用档案需轻拿轻放，避免暴力拉扯、弯折盒体、挤压翻盖，防止盒边开裂、翻盖变形、卡槽松动。翻阅调取资料后及时归位，关闭盒盖，避免长期敞口堆积灰尘、吸附潮气。定期对档案室档案盒进行整体整理除尘，使用干布轻轻擦拭表面灰尘，禁止用水冲洗、湿布浸泡，防止纸张受潮变形、软化破损。避免阳光长期直射档案盒，紫外线会加速纸张老化、褪色、材质脆化。闲置未用的档案盒需平整堆叠存放，放置在干燥通风处，避免挤压变形、受潮发霉。规范的日常养护，既能保持档案归档整洁规范，又能限度延长档案盒使用周期，减少耗材更换成本。
